Le Service Départemental Incendie et de Secours de la Drôme (SDIS 26) a choisi de migrer vers Microsoft 365, qui comprend la suite collaborative Office 365. Le colonel Ines, directeur départemental adjoint, ainsi que Catherine Infuso, chef du service des Systèmes d’Informations et de la Communication, ont accepté de partager leur expérience.
Présentation du SDIS de la Drôme
Le SDIS 26 est un établissement public avec 400 personnels salariés, sapeurs-pompiers professionnels, personnels administratifs techniques et spécialisés, ainsi que 2500 sapeurs-pompiers volontaires. Cela représente un effectif d’environ 3000 personnes. Le SDIS a pour vocation de distribuer les secours et de servir la population.
Pourquoi avez-vous choisi Microsoft 365 ?
Le colonel Ines contextualise : « Nous étions à une étape importante : un renouvellement de contrat. Nous devions répondre à de nouveaux besoins émergents, comme la création d’une boîte e-mail pour l’intégralité des agents du SDIS, soit 3000 boîtes aux lettres. Nous avons donc cherché la solution technique la plus adaptée. Il s’est avéré qu’Office 365 (inclus dans Microsoft 365), à périmètre constant financier, pouvait répondre à ces problématiques techniques, et donc aux besoins exprimés par les agents, en central comme en territorial. »
Comment avez-vous déployé la solution ?
« Après nous être penchés sur le licensing, nous avons choisi 2 sites pilotes : un site fonctionnel, au sein de l’état-major, et un centre. Le test a duré environ un mois. Puis, durant deux mois, nous avons fait des réunions avec tous les groupements fonctionnels et territoriaux, ainsi qu’avec les CSP. Nous avons ensuite rencontré l’intégralité des centres via les chefs de centre, leurs adjoints, ou les référents informatiques. Nous avons commencé en mars et avons terminé fin juin, comme prévu. Il y a encore quelques ajustements à faire, mais cela se fera avec le temps. Nous sommes là pour aider les agents dans cette transformation. » détaille Catherine Infuso.
Comment avez-vous fait pour optimiser la communication ?
« 2500 personnes n’avaient pas de boîte nominative. Or, si l’on souhaite être au plus proche du territoire, il faut pouvoir communiquer le plus rapidement possible et du mieux possible avec les personnels. Les territoires avaient joué d’artifices en développant des boîtes e-mail personnelles. Avec des boîtes identifiées SDIS 26, cela donne un sentiment d’appartenance. Cela permet aussi aux territoires, en particulier aux chefs de centre, de communiquer beaucoup plus aisément avec leurs personnels. » explique le directeur départemental adjoint du SDIS 26.
D’un point de vue opérationnel, que vous a apporté Office 365 ?
« Office 365 (via Microsoft Teams) permet de faire de la visio-conférence. Elle amène un confort au quotidien et évite de faire venir très régulièrement les personnels pour les consignes opérationnelles. A titre d’exemple, tous les soirs, nous réalisons une visio-conférence avec les territoires et nous calons le dispositif prévisionnel de secours pour le lendemain, sans forcément passer un temps infini au téléphone. » illustre le colonel Ines.
La chef du SIC complète : « Dans Microsoft Teams, nous retrouvons l’intégralité des fonctionnalités (chat, visio-conférence, partage documentaire…), de manière sécurisée et à l’intérieur de notre SI. Beaucoup de services, voire des centres, nous ont demandé de créer des Teams afférentes à leur centre ou à des sujets transversaux sur des thématiques spécifiques, pour travailler de manière collaborative. La création des Teams transversales permet la fédération de tous les usagers (SPP, SPV et PATS). »
Et d’un point de vue fonctionnel ?
Madame Infuso développe : « Les intérêts d’Office 365 sont nombreux. Le portail applicatif est extrêmement vaste, les espaces de stockage nominatifs sont énormes par rapport à avant, notamment pour un SPV qui n’avait strictement rien en espace de stockage chez nous. Nous avons la possibilité, à terme, de faire du Single Sign On sur l’intégralité des applications. En matière de mobilité, on peut désormais embarquer avec soi tous les documents dont on a besoin, n’importe où.
En plus de Microsoft Teams, nous utilisons OneDrive pour partager de manière très aisée des documents. Nous avons un endroit, un document et des versions afférentes, sans avoir à enregistrer et à stocker séparément. En termes de facilité d’usage, c’est vraiment idéal. Nous avons également un intranet SDIS 26, hébergé sur un SharePoint chez nous.
D’un point de vue qualitatif, Teams offre une qualité audio et vidéo nettement améliorée par rapport à Skype. En plus, nous disposons de petits gadgets, comme le floutage de fond d’écran, qui sont très appréciés. Au départ, ce n’était pas évident de trouver le juste usage entre un OneDrive, un Teams et un SharePoint par exemple. Mais finalement, Teams est l’outil le plus fédérateur. Dans un seul endroit, on retrouve tous les outils de collaboration dont on a besoin.
Sur un autre point, nous nous étions aperçus de l’émergence de WhatsApp. Ce qui nous ennuyait, c’est de ne pas avoir la maîtrise sur ces WhatsApp. Puisque chaque agent bénéficie d’une adresse e-mail SDIS 26, et que Teams est sécurisé, notre service (le SIC) a repris la main sur la protection des échanges au sein de l’établissement. »
Quel est votre avis sur l’accompagnement Empower?
«Blue Soft Empower a été très présent avec nous, depuis l’élaboration des scénarios de licensing, pas simples à affiner pour arriver à notre besoin d’adresses e-mail pour tous à isopérimètre financier, jusqu’aux équipes techniques, vraiment un accompagnement quasi-quotidien à certains moments et extrêmement efficace. Nous les avons aussi sollicités pour de l’accompagnement au changement. Pour faciliter les échanges, les partages de documents notamment, nous avons créé une Teams avec Empower. » explique la chef du SIC.
Comment les autres SDIS peuvent-ils s’inspirer de votre expérience ?
Le directeur départemental adjoint indique : « La transformation numérique est un véritable choix de l’établissement. Le SDIS de la Drôme a mûri cette réflexion, ce qui n’est pas aisé. En effet, chacun possédait ses propres données et les stockait localement sur son ordinateur. Il a d’abord fallu franchir un cap pour stocker les données sur serveur virtuel au sein de l’établissement. Aujourd’hui, il s’agit de construire une autre étape : le stockage des données sur le cloud. Le SDIS de la Drôme a choisi de conserver ses données en France. En outre, les données stratégiques, qu’elles soient opérationnelles ou liées aux ressources humaines, sont conservées au sein de l’établissement. »
Madame Infuso ajoute : « Quelque chose de très important, moteur pour cette transformation numérique, c’est une directive assez forte de la direction d’utiliser ces outils, notamment la visio-conférence. Si la direction incite fortement à l’usage, le mouvement est plus suivi. De même, les chefs de centre ont vraiment joué le jeu en disant à leurs personnels qu’à partir d’une certaine date, ils allaient communiquer avec eux via leur boîte SDIS 26. Cela a fait naître le besoin. »
Elle conclut : « Le passage sur Microsoft 365 est un vrai projet à part entière. Cela demande beaucoup d’investissements en temps et de ressources en interne, mais aujourd’hui, nous ne ferions pas machine arrière. »
