Sharepoint et GED : l’association fait sens depuis longtemps déjà. Mais comme toute GED, SharePoint se confronte à un défi majeur de notre époque : la gestion de l’espace de stockage. Alors, comment économiser son espace de stockage à moindre coût ? La réponse avec notre expert, Lucas !
La nature a horreur du vide et les disques durs vivent de plein fouet cette expression. Nous stockons de plus en plus de documents qui sont eux-mêmes de plus en plus volumineux. Si SharePoint Online est une solution cloud, votre espace de stockage a bien une limite qui est déterminée selon vos licences.
🗣️ Lucas Nassibou, consultant Azure, Blue Soft Empower
SharePoint et GED : comment mieux gérer l’espace de stockage ?
Le principe de « faire le ménage » est de moins en moins entendable. Cela demande un effort et un temps difficilement acceptable dans le domaine de l’entreprise. À titre de comparaison, vous avez déjà essayé de faire le ménage des photos sur votre téléphone ?
Aujourd’hui, c’est une approche plus informatisée et cohérente aux usages qui s’impose : gérer le cycle de vie des documents. Car oui, un document vit dans une entreprise. Il est créé, exploité puis classé, et dans des très rare cas supprimé. Mais avec le temps, les documents passent d’un statut de production (toute la phase d’exploitation) à un statut de conservation (le document devient un historique et une information à conserver).
Aujourd’hui dans SharePoint ces deux statuts vivent dans le même espace de stockage, le remplissant ainsi très rapidement, on consomme alors du stockage pour des documents qui ne seront plus exploités quotidiennement.
Gérer le cycle de vie des documents de sa GED SharePoint et optimiser le stockage avec Azure Blob Storage
La gestion du cycle de vie va nous permettre d’optimiser notre stockage selon le statut de documents :
- Si le document est exploité, on le conserve dans l’espace de stockage SharePoint
- Si le document est en état de conservation ou archive, on le déporte sur un stockage dédié
L’avantage est que vous avez uniquement des documents en phase d’exploitation sur votre stockage SharePoint. Quid du stockage dédié ? Azure Blob Storage va nous permettre, à moindres coûts, de stocker les documents dits d’archive et, cerise sur le gâteau, vous conserver votre arborescence et vous pouvez répliquer exactement les mêmes droits.
Deuxième cerise sur le gâteau : SharePoint reste quoi qu’il arrive le point d’entrée, seul l’emplacement du document change.
Conserver ses archives sur Sharepoint vs sur Azure Blob Storage : une question de coûts et de praticité
Via des règles de gestion de vie convenues et des mécanismes automatisés (Logic apps, Azure Function), le déplacement des documents vers un espace de stockage d’archive se fait un 1 clic.
Évidemment vient la question du coût. Ajouter de l’extension du stockage pour SharePoint est de l’ordre de 0,20 centimes d’euros par gigaoctet et par mois, ce qui revient à 200 euros/mois pour 1 téraoctet.
Pour Azure Blob Storage vous paierez pour 1 téraoctet de stockage à froid 27 euros par mois, soit presque 10 fois moins cher.
Et si vous vous demandez pourquoi Azure Blob Storage et pas une autre solution cloud, n’oubliez pas cet avantage concurrentiel irréplicable : vous pouvez conserver les droits que vous avez définis dans SharePoint dans le Blob Storage, en s’appuyant sur l’Azure AD.
