Le Grand Avignon a choisi d’adopter un intranet moderne. Pour cela, la communauté d’agglomération a fait appel à Blue Soft Empower pour mettre en place la solution Powell Intranet. En tant que responsable de la communication interne au Grand Avignon, Manon Ibanez a piloté cette mise en place avec les équipes Empower. Elle a accepté de partager son retour d’expérience sur l’ensemble du projet.
Présentation du Grand Avignon
Le Grand Avignon, qui fête ses 20 ans cette année, est une communauté d’agglomération de 15 communes, auxquelles s’ajoute Avignon, la ville centre. Celle-ci s’étend sur plus de 300 000 km2 et englobe un peu moins de 200 000 habitants. Le Grand Avignon est à cheval sur deux départements (le Gard et le Vaucluse) et sur deux régions (l’Occitanie et la région PACA).
Mme Ibanez explique : « En interne, nous sommes environ 650 agents avec des profils très différents. Nous avons dû tenir compte de cette variété lors de la création de notre intranet. En effet, nous comptons notamment des professeurs de conservatoire, des danseurs de ballet, des artistes de cœur, des techniciens du spectacle ainsi que des agents de terrain et des agents administratifs. Nous sommes répartis sur une vingtaine de sites dans l’agglomération. »
Pour quelles raisons avez-vous choisi Powell Intranet ?
« Notre intranet était vieillissant, il datait d’une dizaine d’années. Il était surtout devenu un espace de stockage, où il pouvait être difficile de trouver ce que l’on cherchait. Il ne répondait plus aux besoins ni aux usages des utilisateurs et des administrateurs. Nous avons donc décidé de repartir de zéro, pour pouvoir créer un intranet centré sur la communication.
Tout d’abord, nous devions choisir entre un intranet “Open Source”, plus ergonomique, attractif, personnalisable et un intranet SharePoint, qui s’inscrivait plus naturellement dans notre environnement SI sous Microsoft Office 365. La logique et la raison ont fait que nous nous sommes tournés vers une solution SharePoint. Cependant, la condition était qu’il y ait une surcouche de type Powell Intranet, afin de faciliter la prise en main. Cette solution nous permettait d’avoir une interface plus ergonomique et facile d’utilisation, pour les lecteurs comme pour les contributeurs. Elle nous permettait d’aller plus loin dans la personnalisation que SharePoint seul. En outre, avec Powell Intranet, le développement était plus rapide. Cela nous a donc séduit davantage par rapport à nos objectifs.
Au fur et à mesure du projet, nous avons vu les différents avantages de Powell Intranet. Cette solution nous a permis de penser notre intranet comme nous le souhaitions, d’avoir une interface attractive, personnalisable. Le gros avantage, c’est que Powell Intranet est évolutif. Après une bonne formation dispensée par les équipes Empower, nous sommes devenus autonomes pour la prendre en main. » indique la responsable de la communication interne du Grand Avignon.
Comment s’est construit l’intranet du Grand Avignon ?
« Le projet d’intranet a été porté par la direction de la communication, à laquelle j’appartiens. Je l’ai piloté en appui avec la direction des systèmes d’information, qui m’a conseillée et donné des conseils techniques. Nous avons fait appel à un assistant à maîtrise d’ouvrage pour la rédaction de notre cahier des charges. Ensuite, nous avons fait une consultation pour la création d’un intranet sous SharePoint avec une surcouche Powell. C’est Blue Soft Empower que nous avons retenu pour nous accompagner sur le projet.
Nous souhaitions créer un intranet avec différents aspects. Premièrement, nous souhaitions rendre l’information accessible à tous, même aux agents “non connectés”. Aujourd’hui, les 650 agents peuvent accéder à l’intranet en se connectant avec leur adresse e-mail. L’interface s’ouvre au démarrage de session sur les postes informatiques dédiés. Les agents en mobilité peuvent accéder à l’intranet depuis leur smartphone ou leur tablette. Deuxièmement, nous souhaitions avoir une partie dédiée aux ressources, que ce soient des ressources documentaires ou des outils de travail. Troisièmement, nous voulions favoriser l’échange et la conversation entre agents, sur des sujets professionnels comme extraprofessionnels. Cette partie pèche un peu aujourd’hui, car l’intranet n’a pas encore un an, et les confinements n’ont pas aidé. Nous allons accompagner les agents sur cet aspect dans les prochains mois, car ce n’est pas encore dans leurs usages. En attendant, Yammer est notre espace d’échange. » développe Manon Ibanez.
Elle ajoute : « En ce qui concerne la contribution, nous avons fait le choix de limiter l’accès à quelques services et directions. C’est moi qui interviens majoritairement, aidée par un collègue étant à la communication externe. Pour enrichir la partie axée sur l’information et l’actualité, je travaille avec des correspondants qui me font remonter la vie de leurs services ou de leurs projets. Le service des ressources humaines contribue de manière autonome pour l’actualité RH, l’annonce des nouveaux arrivants ou des départs notamment. Celui des assemblées et moyens généraux a la main sur les assemblées, les instances ou encore les agendas administratifs. Le service des archives et de la documentation est également autonome sur sa partie. Enfin, la DSI nous aide pour la partie plus technique. »
Quel est votre avis sur l’équipe Empower et sur son travail ?
« En un seul mot : super ! L’équipe Empower, avec qui nous avons tout de suite accroché, ont su me comprendre, s’adapter au fait que je ne maîtrisais pas tout car je ne viens pas de l’univers SI. L’équipe a fait preuve de beaucoup de patience, de disponibilité, de réactivité face à mes doutes, à mes inquiétudes et à mes incompréhensions parfois.
Au début, j’avais un peu peur de la prise en main. Et en fait, cela se passe très bien, c’est fluide, accessible. C’est le cas également des contributeurs que j’ai moi-même formée après l’avoir été par Empower à Powell Intranet. Dans tous les cas, nous savons que Empower n’est jamais loin ! Peu importe leur public, j’ai l’impression qu’Empower sait s’adapter et ça a été vraiment le point fort de notre collaboration. » conclut Manon Ibanez.
