Aujourd’hui, les outils collaboratifs ont pris une place prépondérante dans les organisations. Cela s’explique par le fait que, quel que soit le métier que l’on exerce, le besoin de collaborer avec différents interlocuteurs au sein d’une même structure s’impose naturellement. Cependant, pour y répondre, il faut choisir les bons outils collaboratifs, chose peu évidente parfois, au regard de la myriade de solutions sur le marché. Avec un large panel proposé, Microsoft n’est pas en reste. Antoine, l’un de nos experts sur les outils collaboratifs Microsoft, livre ses conseils pour orienter le choix selon le contexte de travail.
Les outils collaboratifs sont-ils destinés à toutes les organisations ?
Oui, ils répondent aux besoins de toutes les structures et de tous les secteurs. Ils s’adressent tout aussi bien à des PME, qui n’ont que quelques dizaines d’utilisateur·rice·s, qu’à des entreprises du CAC 40, qui regroupent des centaines voire des milliers d’utilisateur·rice·s. Les outils collaboratifs permettent, par ailleurs, à des collectivités d’établir une communication efficace entre ses différents sites. Le secteur de la santé est également concerné, car il est fortement concerné par le besoin de collaboration et de communication entre les différents corps de métiers au sein d’un établissement de santé. Avec la certification HDS (hébergement de données de santé) obtenue par Microsoft, les hôpitaux ou les instituts dans le domaine de la santé peuvent pleinement accéder à des plates-formes de collaboration.
Quels avantages offrent les outils collaboratifs Microsoft ?
Au sein de l’écosystème 365, donc Microsoft, on va retrouver un panel d’outils complet autour de la collaboration. Dans la suite Office 365 (renommée Microsoft 365), on va retrouver le vaisseau amiral qu’est Teams, SharePoint… On va également retrouver des outils complémentaires, comme Powell Intranet. L’intérêt, le gros avantage de ces outils, c’est qu’ils peuvent communiquer les uns avec les autres. Donc, on a une interopérabilité forte dans le Système d’Information Microsoft (on peut très facilement faire communiquer Teams avec SharePoint, avec du Powell, avec tout autre outil au sein de la suite Office 365). Un autre intérêt, c’est que la suite Office 365 peut interagir avec des outils qui sont en dehors du monde de Microsoft. Par exemple, régulièrement, nos clients souhaitent faire du Zoom au sein de Teams. C’est effectivement possible. Au sein de Teams, on peut intégrer des applications d’éditeurs tiers.
Teams, Yammer ou SharePoint : quel outil collaboratif Microsoft choisir ?
SharePoint, Yammer et Teams sont des outils collaboratifs ayant des objectifs bien différenciés, bien distincts. Microsoft Teams est un outil de collaboration au quotidien, pour des utilisateur·rice·s qui se connaissent déjà et qui travaillent dans un but commun. Par exemple, pour avancer sur un même projet, dans une même équipe, on a besoin de chatter rapidement, de partager l’information facilement. Cela se fait entre des acteurs qui font partie d’un petit groupe (une dizaine de personnes) la plupart du temps.
Avec Yammer, on est sur une autre approche. Yammer est fait pour une communication plus institutionnelle, pour une collaboration à plus grande échelle. C’est un outil collaboratif qui s’adresse plus particulièrement à des organisations de plus grande taille, avec plusieurs centaines voire milliers de collaborateur·rice·s. L’information est descendante auprès des différents utilisateur·rice·s.
Enfin, pour SharePoint, on est sur un “Digital Workplace”, donc une plate-forme de services qui va venir proposer un ensemble de services collaboratifs.
Quel est le meilleur outil Microsoft pour collaborer selon toi ?
Personnellement, je vais privilégier Microsoft Teams, tout simplement pour sa modularité. Au sein d’un seul et même outil, on peut travailler, contacter, collaborer sur des fichiers, utiliser le chat, la visio-conférence. Teams est vraiment ce que Microsoft appelle un “hub central”, où on retrouve l’ensemble de l’information dont on a besoin pour travailler au quotidien.
Quel est l’intérêt d’intégrer Yammer si on utilise Microsoft Teams ?
Avec Yammer, on va se positionner à un niveau plus haut en matière de communication. Microsoft Teams, c’est beaucoup de chats, très informels finalement, entre quelques personnes qui se connaissent déjà. Dans Yammer (désormais Viva Engage), on entre dans une communauté d’utilisateur·rice·s, une communauté de collègues. On peut y communiquer, échanger sur des sujets sur lesquels on n’est pas forcément habitués à travailler. Via Viva Engage (ex-Yammer), on ne va pas communiquer avec des gens assis à côté de nous. On va plutôt aller chercher des personnes ayant un intérêt pour notre métier, plutôt à distance. Yammer a cette capacité de rassembler des groupes de personnes beaucoup plus importants au sein d’une structure.
