Seqens a choisi d’utiliser les solutions Microsoft pour l’ensemble de ses sites, en faisant confiance à l’accompagnement Empower pour l’adoption d’Office 365 en France.
Le groupe Seqens est un acteur mondial intégré de la synthèse pharmaceutique et des ingrédients de spécialité. Présent en Europe, en Amérique du Nord et en Asie, il emploie 3 200 salariés dans le monde, répartis sur 24 sites de production et 3 centres de R&D.
Maël Fleury, Ingénieur système et réseaux chez Seqens, a géré ce projet dès le début et a travaillé avec les équipes Empower dans l’accompagnement du groupe dans les nouveaux usages, notamment pour Outlook et Skype. Il en explique le déroulement.
Comment le projet de migration a-t-il été préparé en amont pour les utilisateurs ?
« Cette migration concernait 7 sites en France. Chaque site a été migré l’un après l’autre, en deux ou trois lots, le weekend. En amont du déploiement, nous avons déterminé un modèle d’accompagnement que j’ai ensuite répliqué sur tous les sites. Empower s’est chargé de la communication auprès des utilisateurs grâce à une campagne d’e-mailing dédiée. L’objectif était de les prévenir, les informer sur le déroulement du projet, leur permettre d’accéder à un guide de prise en main et leur donner l’opportunité, à la fin de la formation, de faire part de leur opinion sur l’accompagnement au changement grâce à un questionnaire de satisfaction. », indique Maël Fleury.
Comment s’est déroulé l’accompagnement Empower des collaborateurs ?
« Nous avons décidé de proposer une formation sur une journée pour chaque lot. Une fois la migration effective le lundi matin, les utilisateurs suivaient une session, prévue entre le mardi et le jeudi suivant. Ce battement entre le déploiement et la formation a permis à chacun de tester la nouvelle messagerie et d’arriver avec des questions concrètes sur leur usage propre.
Nous avons regroupé dans la mesure du possible les collaborateurs Seqens selon leur service ou par affinité selon leur activité (service commercial et ADV…). Pour cela, j’ai effectué des exports AD, vérifié auprès des services IT des sites que nous disposions de toutes les informations nécessaires, puis ai transféré le fichier à ces services pour qu’ils puissent renseigner le service de chaque collaborateur. » précise Maël Fleury.
L’ingénieur développe : « La journée de formation était divisée en deux sessions. Les collaborateurs ont d’abord été immergés dans l’utilisation théorique d’Outlook et de Skype, grâce à des personnages fictifs ayant des fonctions proches d’eux. Chacun disposait d’un PC de test pour pouvoir manipuler en temps réel. Ensuite, avec le “Genius bar”, ils pouvaient venir rencontrer le formateur ou la formatrice Empower à leur guise, équipés leur ordinateur, pour obtenir de l’assistance et/ou des conseils sur-mesure. Les personnes ayant déjà suivi la formation au préalable mais ayant encore quelques interrogations pouvaient également profiter du “Genius bar” pour affiner quelques usages. »
Qu’ont pensé les collaborateurs Seqens d’Office 365 et de l’accompagnement Empower ?
Maël Fleury répond : « Que ce soit de la part de la direction ou de la part des services IT des différents sites, je n’ai eu que des bons retours sur la migration et sur les formateurs. Les commentaires que j’ai pu recevoir étaient positifs – bons formateurs, savaient bien répondre aux questions, remontaient bien les informations…
Concernant les produits en eux-mêmes (Outlook et Skype), il y a eu un peu de réticence au début, mais les utilisateurs ont vite adhéré, notamment pour les réunions par Skype. Aujourd’hui, on me demande des pieuvres de conférence par exemple, les collaborateurs ont pris l’habitude et voient l‘intérêt des solutions Microsoft Office 365. »
Et vous, qu’avez-vous pensé du travail des équipes Empower ?
« Ce que j’ai apprécié, c’est le bon suivi de la chef de projet sur la partie “Communication” et “Planification des formations”. La formation en elle-même et les formateurs ont bien plu. C’était complet, tout le monde sait bien utiliser la suite Office 365. En fait, il y a un élément significatif. Depuis que les collaborateurs ont été formés, je n’ai pas eu de retours négatifs ou de personnes qui venaient parce qu’ils n’étaient pas à l’aise sur l’outil, les gens sont autonomes. Le fait que les formateurs se soient adaptés de manière agile, qu’ils aient réorganisé, avec l’aide des contacts sur site, le déroulement des sessions selon les besoins des utilisateurs, avec plus ou moins de théorie, cela a été vraiment appréciable. », conclut Maël Fleury.
