Le GHT Aude-Pyrénées regroupe 6 établissements, dont le CH de Perpignan. Par l’intermédiaire de son DSI (Wilfried Rigal), ce GHT a choisi de souscrire à l’accord cadre licences CAIH afin de bénéficier des tarifs négociés par la Centrale d’Achat pour ses adhérents. Ce faisant, il a pu bénéficier de l’accompagnement de Blue Soft Empower, titulaire du marché prestations Microsoft de la CAIH. L’objectif du GHT étant d’uniformiser sa communication, il a souhaité commencer par la migration de la messagerie du CH de Perpignan. Découvrez, à travers son expérience, la méthodologie de Empower.
Quels ont été les défis à relever ?
Pour le CH de Perpignan, Empower a mis en place Office 365, intégrant une solution de messagerie parfaitement adaptée aux contraintes d’un GHT. La difficulté technique était de récupérer l’intégralité de l’historique d’une messagerie Open Source de 1550 boîtes de réception, utilisées par près de 3500 personnes. Il a fallu migrer les calendriers, les contacts ainsi que tous les documents du CH. Au total, 14 To de données ont été « uploadés », alors que le débit disponible dans la région (que Wilfried Rigal qualifie lui-même de « désert numérique ») était pour le moins bas (20 Mbits).
Au-delà de l’aspect technique, il était capital d’apporter des garanties solides pour contrer l’appréhension des utilisateurs, victimes de perte de données (dossiers, contacts, e-mails…) par le passé avec l’ancienne solution de messagerie. Empower a su convaincre et rassurer le GHT par son expertise technique, son engagement et son approche client unique, fondée sur l’accompagnement. Cette opération s’est ainsi déroulée avec succès, entre décembre 2017 et mars 2018.
Pourquoi l’accompagnement au changement est primordial ?
A quoi bon mettre en place des outils efficaces et intuitifs, si les besoins des utilisateurs ne sont pas considérés, et si eux-mêmes ne sont pas guidés ? La réussite se trouve en effet dans la pleine adoption des nouveaux usages et « l’humain derrière la machine » doit être au centre de l’attention.
La population professionnelle des établissements de santé, souvent habituée à des outils vieillissants, fermés et hétérogènes, peut logiquement avoir des inquiétudes. Changer sa façon de faire, après des années passées à respecter le même processus, peut s’avérer difficile.
Il peut aussi être compliqué de faire confiance à un nouveau système quand on a déjà vécu des écueils. Il fallait donc rassurer tous les protagonistes, ce que les équipes Empower ont réussi à faire en les accompagnant tout au long du projet. En pratique, le personnel soignant a bénéficié d’une campagne de communication transparente sur ce que le processus de migration impliquait pour chacun (délai envisagé, accès à l’historique…). Il a également été formé afin d’être totalement à l’aise avec Office 365. En parallèle, une opération « cocooning » a été lancée auprès des directeurs et responsables de service, pour répondre à leurs questions et leur montrer, via leurs propres boîtes de réception, que le déroulement se faisait comme prévu.
Quels ont été les bénéfices ?
L’annuaire commun, première étape de la collaboration entre tous les établissements, a été créé. Aujourd’hui, la DSI maîtrise les listes de diffusion, les identités des utilisateurs et les messageries. Elle a la garantie que l’ensemble du système est sécurisé. La responsabilité de la solution de messagerie a été transférée à Microsoft via le contrat conclu avec la CAIH et désormais, la DSI pilote l’externalisation.
La migration sur Exchange a permis de faire disparaître les problèmes de stockage et de sauvegarde. Le système offre désormais la stabilité tant espérée, donnant la possibilité à chaque membre du personnel hospitalier de travailler en toute confiance.
Les utilisateurs s’appuient sur la formation qu’ils ont reçue pour utiliser les nouveaux outils et les ont complètement adoptés. Ils sont demandeurs quant aux fonctionnalités supplémentaires d’Office 365 et devraient pouvoir en bénéficier bientôt.
Et la suite ?
Wilfried Rigal prévoit de faire migrer les autres établissements dépendant du GHT Aude-Pyrénées, comme l’école d’infirmières de Perpignan. Il souhaite également que Empower continue à accompagner les utilisateurs dans les usages, pour qu’ils puissent maîtriser la coédition ou encore le partage de documents (via OneDrive, bientôt mis à leur disposition), bénéficiant ainsi de tous les avantages des solutions Microsoft.
Vous avez les mêmes problématiques que le GHT Aude-Pyrénées et vous souhaitez être accompagné ? Empower est là pour vous ! N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information. Vous pouvez aussi découvrir l’expérience d’un autre GHT ici.
