Teams, la plate-forme collaborative de Microsoft, séduit de plus en plus d’entreprises, de tout type et de toute taille. Pourquoi ce choix ? Quels sont les bénéfices du mariage de Microsoft Teams et des entreprises ? Quelle est la meilleure approche pour déployer cette solution ? Nicolas Bouillon, rompu à la mise en place de Microsoft Teams, répond à ces interrogations, notamment grâce à des cas d’usage.
Microsoft Teams, qu’est-ce que c’est ?
Nicolas Bouillon. Teams, c’est la concrétisation par Microsoft de l’application de collaboration pour le monde de la production numérique d’aujourd’hui. On est sur une philosophie d’outils qui va vous apporter le meilleur de Skype, avec les points forts de la collaboration basée sur SharePoint. Teams est l’interface unique, unifiant ces fonctionnalités de communication et de collaboration en permettant d’agréger des fonctionnalités Office 365. C’est une application rapide à mettre en œuvre, capable d’embarquer des utilisateurs autour d’une problématique ou d’un processus métier. Elle permet cela tout en respectant la gouvernance d’entreprise et les règles de sécurité.
Teams peut être considéré comme l’espace unique de collaboration et le point d’entrée unique de la collaboration d’entreprise. On pourrait imaginer créer un Digital Workplace totalement fondé sur cette interface. Teams vous permet d’aller vers SharePoint, OneDrive, une BI, vers des fonds collaboratifs. C’est une solution facile à mettre en œuvre.
Microsoft Teams et les entreprises : quels bénéfices ?
NB. Teams est un outil très pertinent quand on cherche à structurer sa collaboration d’entreprise. Par le passé, on travaillait avec de l’e-mail, avec des plates-formes SharePoint. Aujourd’hui, l’alternative Teams (ou le complément) représente une manière novatrice d’aborder sa collaboration et le mode d’engagement des utilisateurs. Cette solution vous permet d’éviter de créer des silos de données, comme on arrive à le faire avec des ERP, des logiciels métier ou des GED. Avec Microsoft Teams, on place la collaboration en utilisant l’existant (sites SharePoint, engagements SaaS, données on-premises…).
La plate-forme de Microsoft est aussi une réponse au Shadow IT. On retrouve très souvent de mauvaises pratiques dans les entreprises. Les collaborateurs utilisent des outils sur lesquels le service IT n’a pas la main. Les données ne sont plus protégées. Avec Microsoft Teams, ce risque s’efface.
Des cas d’usage de Microsoft Teams pour les entreprises ?
NB. Pour la direction financière, on peut, de façon très rapide et intelligente, changer un processus de gestion des factures et des validations des demandes d’achats internes. Pour ce faire, on va créer une équipe Teams avec pour membres la direction financière, les acheteurs et les acheteuses. On va y positionner des onglets qui correspondent à la problématique. Cela peut être un formulaire pour récupérer des informations à l’extérieur ou un workflow pour acheminer ces informations dans le système d’information. On peut aussi intégrer une BI pour analyser la qualité du processus et la pertinence des données.
Si on se penche sur une autre fonction comme le marketing et qu’on parle de gestion de l’événementiel, on peut imaginer une équipe Teams dédiée. Elle regrouperait les membres internes du service, collaborant au sein de la plate-forme avec leur agence de communication externe. Il suffit au service marketing d’inviter ces membres externes. Pour l’événement, l’équipe peut envoyer des invitations avec un formulaire Forms et faire sa communication avec un Stream (vidéo). Elle prépare l’événement avec Sway (agrégation d’éléments Office dans une page web) et gère le projet dans Planner. Tout cela se fait sans sortir de Microsoft Teams.
Les dirigeants d’entreprise peuvent aussi tirer profit de la solution. En effet, ils ont besoin d’organiser leurs organes de pilotage (Comex, Codir). Ce sont des événements réguliers, mais qui nécessite de fournir un travail de préparation. Un Codir peut travailler à l’intérieur d’un espace collaboratif sécurisé, avec des discussions, des échanges de fichiers, des notes partagées (OneNote).
Parallèlement, on peut s’appuyer sur Microsoft Teams pour abolir les frontières entre les membres d’une organisation. La collaboration entre une entreprise française et sa filiale à Hong Kong devient facile. Chacun utilise la solution dans sa langue, tout en se rapprochant autour d’un sujet (processus métier, projet client…). Les utilisateurs et les utilisatrices d’horizons différents se retrouvent à l’intérieur d’une seule interface.
Quelle approche adopter pour déployer Microsoft Teams ?
NB. De façon très pragmatique, on observe deux approches pour diffuser Teams et plus largement, les espaces collaboratifs Microsoft. D’une part, certaines entreprises déploient leurs licences et laissent les utilisateurs accéder par eux-mêmes au service. Cela permet aux communautés, aux métiers et aux processus de prendre vie très rapidement dans Teams. Après 6 mois d’ouverture des services Teams, on constate la création d’un grand nombre d’équipes. En faisant cela, on favorise l’adoption, la collaboration et la détection des potentiels de l’outil. Cependant, on va devoir venir plaquer les systèmes de sécurité de l’entreprise pour que l’usage obéisse à la gouvernance globale des espaces collaboratifs.
D’autre part, certaines entreprises préfèrent prendre en compte dès le début les problématiques métier et l’accompagnement des utilisateurs. C’est un travail que nous faisons en commun avec nos clients. On paramètre les outils et on les adapte à un mode d’engagement donné.
En fait, il n’y a pas de bonne ou de mauvaise approche. Cela dépend de la culture de l’entreprise, de la sensibilité des utilisateurs.
Quelle est l’approche de Blue Soft Empower?
NB. Il y a des différences dans chaque société et il faut savoir les entendre. Une des valeurs de Empower, c’est d’être capable de comprendre la meilleure approche pour une solution, qui n’est ni blanche ni noire mais toujours nuancée. Nous abordons la logique Teams de la même manière que pour OneDrive ou SharePoint. Il faut avoir conscience que Microsoft Teams n’est pas la réponse universelle à tous les problèmes de collaboration. Elle va se caler sur les habitudes de collaboration de l’entreprise. C’est pourquoi l’accompagnement au changement de Empower s’adapte. On peut assister les utilisateurs à la définition de leurs besoins selon leur culture et leur fonctionnement actuel. On les projette dans l’usage de Teams et on détecte les dispositifs de formation et d’accompagnement nécessaires. Ou alors, on accompagne a posteriori en réinscrivant la solution dans une gouvernance, une sécurité et un bon usage.
