La plate-forme collaborative de Microsoft a pour but de faciliter le travail en commun. Pour autant, si le secteur public souhaite trouver des solutions accélérant la collaboration, est-ce cohérent d’associer Microsoft Teams et les collectivités ? Cette solution peut-elle apporter de réels bénéfices aux administrations ? Notre responsable collectivités répond par le biais de cas d’usage concrets.
C’est quoi, Microsoft Teams ?
L’experte explique : « Microsoft Teams est une solution complète qui fait partie de l’offre Office 365. On appelle ça un hub de communication et de collaboration. La solution offre beaucoup de fonctionnalités, mais qui sont faciles à mettre en place et à prendre en main. On peut citer l’espace partagé, les fils de conversation, la discussion instantanée (chat), et même la téléphonie. Comme c’est une application à part entière, elle est disponible sur toutes les devices (périphériques) et pour tout type d’OS. »
Microsoft Teams et les collectivités, est-ce cohérent ?
La responsable collectivités le confirme : « Microsoft Teams va répondre à un grand nombre de besoins en collectivités. Ce n’est pas juste une solution qui a été conçue pour les entreprises privées. Elle est ouverte à toutes les structures et organismes, donc également pour les collectivités. Elle va permettre de gérer des projets, de gérer une équipe, de communiquer avec des agents de terrain, de partager un certain nombre d’informations... En collectivité, elle permettre de gérer les interventions et le planning de personnes qui ne sont pas forcément au siège ou présentes dans les entités. Ce que je constate grâce aux échanges que j’ai avec les collectivités, c’est que Teams a une vraie valeur ajoutée pour le secteur public. »
Microsoft Teams et les agents de terrain
« Microsoft Teams va favoriser la mobilité, notamment celle des agents de terrain. Ils peuvent accéder aux informations et aux communications qui les concernent directement via l’application. Teams va aussi grandement favoriser le télétravail, puisqu’un projet peut être mené quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, et toutes vos informations sont consolidées sur cette même plate-forme. »
Microsoft Teams et les villes
« La plate-forme collaborative permet à la ville ou à la commune de gérer un événement de bout en bout. Elle va pouvoir disposer du planning des actions et des différentes opérations des uns et des autres. Elle simplifie et consolide la relation avec les partenaires. De plus, Microsoft Teams permet d’avoir un rétroplanning précis et de partager des documents avec l’ensemble des personnes concernées par l’événement. »
Microsoft Teams et les SDIS
« Pour un SDIS, Teams a une vraie valeur ajoutée. Les officiers peuvent l’utiliser pour animer ou participer des réunions hebdomadaires en visio-conférence. Ils peuvent communiquer pendant la réunion grâce au chat. Ils partagent leurs documents, des plans, des informations et leurs notes rédigées sur OneNote. Ces données sont évidemment confidentielles, mais l’éditeur de Teams, Microsoft, offre des garanties très fortes en matière de sécurité et de confidentialité des données. En outre, il possède des datacenters en France, un point important pour les collectivités. »
Microsoft Teams et les bailleurs sociaux
« Pour un bailleur social, la solution Teams va favoriser la relation, la communication et les échanges entre les services administratifs et les responsables des immeubles. Concrètement, ils partagent les plannings, et les fiches d’intervention. De même, ils peuvent se servir de la plate-forme pour converser. Cette solution permet d’inclure à la fois les responsables d’immeuble et ceux qui travaillent au bureau. »
Microsoft Teams et l‘éducation
« Microsoft a aussi développé Teams pour répondre aux usages spécifiques dans le domaine de l’éducation. La solution est vraiment orientée métier et usages pour les enseignants, quel que soit leur établissement (écoles, collèges, lycées…). Ceux-ci peuvent ainsi gérer leurs classes par le biais de la plate-forme. Ils peuvent y déposer la liste de leurs élèves, le planning des cours ou encore les devoirs à réaliser. Les enseignants ont la possibilité de partager des questionnaires ou des évaluations ou échanger directement avec les élèves. Ils peuvent donc conserver une traçabilité de la scolarité des élèves. » conclut-elle.
