La gouvernance dans Teams peut souvent relever du défi pour des DSI. La maîtrise des créations d’équipe ou la vérification du respect des normes internes de nomenclature sont, entre autres, des tâches qui peuvent se révéler chronophage pour les services IT. Heureusement, il existe un outil pratique et aux nombreux atouts pour y remédier : Powell Teams.
On vous détaille les avantages qu’offre la solution de Powell Software pour les DSI ainsi que pour les métiers votre organisation.
Qu’est-ce que Powell Teams ?
Powell Teams, c’est une application développée par Powell Software qui va permettre de mettre en place une gouvernance fine au sein de vos équipes Teams.
L’intérêt de cet outil, c’est qu’il va proposer un tableau de bord pour les utilisateur·ices ainsi qu’un tableau de bord pour les administrateur·ices.
Les atouts de Powell Teams pour le service IT
Powell Teams va aider les services IT sur deux points.
Le premier sur le management des équipes de tous les jours, donc pouvoir détecter, à un instant t, les équipes qui ne vont plus correspondre à la gouvernance établie, celles qui n’ont pas respecté ma convention de nommage par exemple, ou une équipe Teams ne dispose plus de propriétaire. On sait que ce sont des choses qui arrivent tous les jours.
Grâce à Powell Teams, on va pouvoir voir, d’un seul coup d’œil, ces informations.
L’IT va pouvoir mettre en place des modèles d’équipe pour la création et va pouvoir gérer le cycle de vie facilement. Le service IT va ainsi savoir quand une nouvelle équipe est créée et suivre son évolution, jusqu’à la fin, et donc savoir quand il faut la supprimer.
Un autre atout : Powell a mis en place un nouveau système de bot qui permet notamment de sensibiliser les utilisateur·ices. Les propriétaires d’équipes seront alors alerté·es si leurs équipes Teams ne respectent pas ou plus les normes établies par l’IT. Les bots peuvent ainsi émettre plusieurs types d’alertes :
- l’alerte équipes inactives, si une ou plusieurs équipes ne recense plus d’activité depuis plus de 30 jours ;
- l’alerte d’expiration, qui rappelle aux propriétaires la date d’expiration fixée à l’équipe et les invite à archiver l’équipe, la supprimer ou prolonger le délai d’expiration ;
- les alertes de confidentialité de l’équipe : si l’équipe ne respecte pas les règles de confidentialité de la gouvernance, les propriétaire en seront alerté·es fréquemment pour rétablir la normes de l’organisation ;
- les alertes sur les demandes de création Team, pour les approbateur·ices, pour valider les nouvelles équipes créée par des utilisateur·ices de leur périmètre.
En fin de compte, au lieu d’avoir une action où c’est la DSI qui va intervenir, c’est l’utilisateur propriétaire de l’équipe qui va avoir l’information automatiquement pour pouvoir corriger le problème. En somme, c’est moins de travail pour la DSI tout en responsabilisant les utilisateur·ices final·aux.
Les atouts pour les métiers
Powell Teams peut aussi aider aussi les métiers, même si ce n’est pas le cœur de l’outil, parce qu’on dit que Powell Teams, c’est pour faire de la gouvernance. Mais Powell Teams va surtout donner de nouvelles fonctionnalités dans Teams, pour les métiers.
On va avoir une nouvelle entrée pour voir l’intégralité de ses équipes Teams. On va pouvoir les trier par des mots-clés, avoir une meilleure recherche, plus facile.
Powell Teams rend aussi possible le fait de suggérer par défaut des équipes publiques à des utilisateur·ices. Par exemple, l’équipe de communication ou l’organisation va pouvoir mettre en avant certaines équipes pour indiquer à un·e nouvel·le arrivant·e les équipes Teams auxquelles il faut qu’il ou elle s’inscrive, et celle où il y a des informations qui sont importantes.
Enfin, on va avoir une interface beaucoup plus simple pour la création des équipes Teams. Chaque utilisateur·ice, en fonction de son appartenance, va pouvoir créer une équipe Teams qui correspond à son métier et qui a été pensée en avance, soit par les métiers, soit par l’IT.
Quelle différence avec les outils Microsoft natifs ?
La plupart des fonctionnalités que l’on trouve dans Powell Teams, par exemple, le tableau de bord, se retrouvent chez Microsoft. Cependant, elles s’y retrouvent plus difficilement, avec beaucoup plus de clics pour arriver à l’information.
Parmi les petit plus, Powell Teams dispose d’options supplémentaires pour la création des templates d’équipes. Il est par exemple possible de définir un nombre minimal ou défini de propriétaires pour une équipe, ou encore d’adopter une convention de nommage par template.
Différence fondamentale, le système de bots n’existe pas chez Microsoft. Il serait possible de le développer avec la Power Platform, mais l’intégration à l’outil Powell Teams constitue vraiment une plus-value importante chez Powell Teams.
