[MAJ 04/03/2021]
L’idée d’une administration moderne, poussée depuis déjà quelques années par l’Etat, s’est renforcée avec le contexte actuel. Moderniser son système d’information peut être un vaste chantier, qui peut parfois dérouter. Pourtant, l’intranet peut aider les collectivités à relever le défi. En effet, cet outil peut devenir la pierre angulaire de la modernisation d’un système d’information, s’il répond à certains critères.
L’intranet comme base d’une modernisation de l’administration
Moderniser une structure implique de s’appuyer sur des technologies adaptées et des outils informatiques. Quand on pense « outil », l’intranet traditionnel, statique, est souvent relégué à un rang non prioritaire (pour de bonnes raisons). Mais aujourd’hui, il ne se résume plus à un usage purement informationnel. Il peut être dynamique, interactif, interconnecté. L’intranet est en effet vecteur de changements organisationnels et culturels quand ses fonctionnalités modifient la façon d’échanger, de collaborer, de travailler. Sur le plan technique, sa mise en place nécessite des bases propres, unifiées, ce qui a un impact direct (et positif) sur le système d’information.
Ainsi, il peut jouer un rôle crucial dans l’évolution des pratiques de travail en motivant l’adoption des nouveaux usages. Les nouvelles habitudes se développent, les outils collaboratifs se démocratisent. Naissent également de nouveaux processus, inspirés des possibilités offertes par l’intranet, pour optimiser le fonctionnement interne et les services apportés aux administré·e·s. Enfin, le déploiement d’une telle solution entraîne fréquemment un travail (nécessaire) de réorganisation du système d’information. Via cet outil, la collectivité ouvre donc sans peine la voie de la modernisation.
Comment un intranet moderne aide les collectivités à atteindre leurs objectifs ?
Les administrations ont plusieurs défis à relever. En s’appuyant sur une solution d’intranet moderne, elles peuvent :
- centraliser leurs informations : les agents disposent d’une seule source d’informations, à jour et fiable.
- rationaliser leur fonctionnement : les fonctionnalités collaboratives et l’interopérabilité avec les applications métier entraînent plus de performance, plus de réactivité, plus de collaboration.
- optimiser leurs processus : les tâches s’automatisent, se simplifient et se structurent.
- faciliter le travail et les échanges de leurs agents : la collaboration inter-service est plus aisée, les utilisateur·rice·s retrouvent l’information, gagnent du temps grâce aux nouveaux usages et sollicitent moins les services supports.
- inclure tous les agents : en permettant aux agents de terrain d’accéder à l’intranet depuis leur mobile, l’administration évite la communication à deux vitesses.
- renforcer la culture interne : en modelant l’intranet selon la charte graphique, en intégrant plus de convivialité, la collectivité fait vivre son identité.
- offrir de nouveaux services à leurs administré·e·s : avec la mise en place de nouveaux processus, des interactions se créent entre l’intranet et le site internet de la collectivité, pour diffuser l’information au public plus rapidement par exemple.
Pourquoi Powell Intranet (anciennement Powell 365) est-elle une solution intéressante ?
Il existe différentes solutions d’intranet moderne, fréquemment appelées des « Digital Workplace ». Pour bien choisir, il faut évidemment déterminer si la solution s’adaptera aux besoins internes. Mais ce n’est pas le seul critère. L’intranet doit remporter les suffrages des utilisateur·rice·s, mais aussi des équipes chargées de le déployer et de l’actualiser. Ses fonctionnalités d’interaction, de collaboration, doivent être nombreuses. La solution doit être personnalisable, simple à mettre en place, flexible.
Powell Intranet (anciennement Powell 365), une solution créée par Powell Software, remplit tous ces critères, et plus. Elle est conçue pour être facilement déployée. Elle rend la gestion des contenus dynamique et simple (de la même manière qu’un CMS). La solution permet d’imaginer un intranet esthétiquement agréable, à l’image de la structure, ce qui plaira aux utilisateur·rice·s. Plus fort, Powell Intranet est parfaitement interopérable avec tous les outils Microsoft Office 365. La solution s’appuie d’ailleurs sur SharePoint. Pour les collectivités qui utilisent déjà les solutions Microsoft, ou qui souhaitent les adopter, cette interopérabilité est un énorme avantage, pour les agents comme pour les services IT. D’un côté, les agents connaissant déjà Word ou Excel, par exemple, conservent leurs repères. Si Microsoft Office 365 n’est pas encore en place, cela leur évite de prendre en main des outils supplémentaires. De l’autre, les services IT étant déjà familiarisés avec les solutions Microsoft trouveront la mise en œuvre plus facile, ou rationaliseront leur travail de déploiement. Ainsi, les administrations peuvent se lancer dans leur projet de modernisation plus sereinement et de manière optimisée. Certaines collectivités ont d’ailleurs déjà adopté Powell Intranet et en constatent les bénéfices au quotidien, comme la ville de Nîmes.
Pour en savoir plus sur la solution Powell 365, désormais appelée Powell Intranet, téléchargez notre livre blanc dédié : 5 raisons d’opter pour un intranet collaboratif Powell !
