Améliorer l’expérience employé·e avec Microsoft 365 (et un peu d’Intelligence Artificielle)

Un des axes majeurs de la stratégie Microsoft pour l’année à venir repose sur l’amélioration de l’expérience employé grâce notamment à l’intelligence artificielle. L’objectif : permettre aux salarié·es de se retrouver plus facilement au bureau, de mieux s’investir en distanciel, de mieux retrouver l’information ou encore d’augmenter leur efficacité dans la création de leurs contenus.

Sommaire

• Bientôt des avatars dans Teams avec Mesh
• Microsoft Places : on se voit au bureau ?
• Microsoft Designer, créez et l’IA vous accompagne
• Viva : deux nouvelles applications et de nouvelles fonctionnalités

Lors du Microsoft Ignite 2021, l’annonce de l’arrivée des avatars dans Teams avec Mesh avait fait grand bruit. Pour rappel, il s’agit de pouvoir participer aux réunions à distance, sans mettre la caméra, mais en apparaissant tout de même avec un avatar issu du Metavers d’entreprise dans une réalité mixte, à mi-chemin entre la réalité physique et la réalité virtuelle.

S’ils ne sont pas encore disponibles pour le grand public, les participant·es à la private preview bénéficient d’une mise à jour qui leur permet de complètement personnaliser leur avatar : apparence physique, vêtements et leur couleur, accessoires, coiffure, maquillage. Alternative à l’activation de sa caméra, Mesh for Teams permet ainsi de stimuler l’interaction des participant·es en réunion tout en réduisant la fatigue liée à la visioconférence.

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À terme, les entreprises pourront construire leurs propres espaces de réunion en 3D, où leurs employé·es pourront évoluer sous forme d’avatars, s’y rencontrer, échanger, afficher des documents, collaborer sur Whiteboard ou encore participer à des activités de cohésion d’équipe.

La pandémie a bouleversé les modes de travail et le travail hybride s’est pérennisé depuis maintenant deux ans dans nombres d’organisation. Pour les employé·es se pose la question de quand se réunir au bureau et retrouver son équipe. Pour les directions, il s’agit d’optimiser la gestion des locaux avec à la clé une optimisation de leurs consommations, dans un contexte de crise énergétique et climatique. Dans son Work Trend Index, Microsoft souligne le fait que 4 employé·es sur 5 vont au bureau voir leurs collègues, maintenir les relations sociales et renforcer les liens dans leur équipe.

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Retrouver plus facilement ses collègues au bureau

L’application Microsoft Places arrivera en 2023 et permettra aux employé·es de déclarer d’où ils travailleront ou s’ils sont en congés. Ils pourront également visualiser la présence de leurs collègues sur site, au jour le jour. Microsoft Places pourra aussi leur proposer d’obtenir les meilleurs horaires pour quitter leur domicile et optimiser leur temps de trajet en fonction du trafic. Au retour, l’application pourra également proposer de quitter le bureau plus tôt et de participer à la dernière réunion de la journée en télétravail, toujours selon les temps de trajets. Pour ce faire, l’intelligence artificielle intégrée croise les données issues de Teams et Outlook afin de proposer les salles de réunion les plus adaptées en fonction du nombre de places disponibles et du nombre de participant·es présent·es sur les lieux le jour J.

Sur les plus grands sites, les employé·es pourront se laisser guider jusqu’à leur salle de réunion – sélectionnée par l’application en fonction de leurs besoins – grâce à une carte interactive des locaux. Ils pourront également réserver un bureau, proposer des pauses café et rejoindre les invitations de leurs collègues.

Ils pourront aussi réserver un bureau, proposer des pauses café et rejoindre les invitations de leurs collègues.

Mieux gérer ses locaux

Pour les directions, l’outil permet de visualiser le taux de remplissage de ses infrastructures, pièce par pièce, au jour le jour, ce qui leur permettra de prendre des décisions en matière de gestion des locaux et des dépenses énergétiques.

Les utilisateur·ices de Microsoft Design pourront compter sur pas moins de 100 millions d’images et vidéos en haute définition pour construire leurs visuels ainsi que sur des fonctionnalités de motion design. Enfin, s’adressant principalement aux réseaux sociaux, l’application permettra de publier directement sur les différentes plateformes existantes.

La dernière enquête Work Trend Index de Microsoft montre que tandis que 87% des employé·es se considèrent productif·ves, seul·es 12% des répondant·es dans un rôle de leadership ont « la pleine confiance que leurs employé·es sont productif·ves ». Le risque est alors de se retrouver dans une situation de rupture de confiance.

Un autre élément soulevé par l’enquête de Microsoft concerne le feedback des employé·es. En effet, celles et ceux dont les organisations s’appuient sur leur feedback pour implémenter des changements se déclarent plus satisfait·es au travail et plus engagé·es que dans les organisations qui ne proposent pas de changement ou celles qui ne recueillent pas de feeback de leurs employé·es pour le faire.

Viva Pulse

C’est là qu’entre en jeu Viva Pulse. Annoncée en septembre, Viva Pulse permet aux manager·euses de questionner régulièrement leur équipe sur leur expérience en tant qu’employé·e, de façon anonymisée.

Viva Amplify pour mieux communiquer

De son côté, Viva Amplify a pour objectif de faciliter la communication entre les équipes de direction et les employé·es. Aujourd’hui, une multitude de canaux de distribution sont à disposition : les mails pour s’adresser à un groupe d’utilisateur·ices ou envoyer une newsletter, un intranet SharePoint, Yammer, Viva Connections, Teams avec ses équipes et ses tchats. Pour partager un seul message, il se peut alors que l’on se retrouve à jongler entre tous ces outils. Viva Amplify permet de créer des campagnes autour d’un message dans un Hub unique et de bénéficier d’indicateurs pour en mesurer l’impact. Intégrée dans Teams, l’applications permet de collaborer sur les campagnes, de bénéficier de conseils pour la rédaction (IA), de les faire approuver et les diffuser sur les différentes applications de Microsoft 365.

Pour le commerce, Viva Sales

Viva Sales est désormais en disponibilité générale. Cette nouvelle applications Viva s’adresse au service commercial des organisations et vise à réduire la saisie manuelle de données. Sales s’ancre à travers toutes les autres applications Microsoft 365, d’Excel à Teams. À chaque interaction avec un·e client·e, l’interaction est capturée et mise à jour dans le profil client dans la CRM. L’application est complétée par des fonctionnalités de suggestion de suivi et de rappels pilotés par l’IA.

Viva Engage

Viva Engage est un réseau social d’entreprise annoncé lors de Microsoft Inspire. La plateforme permet aux employé·es de poster des contenus, commenter et réagir à ceux des autres. La fonctionnalité Communauté permet de créer des sous-groupes pour interagir, le tout à la manière de Facebook. Face au succès grandissant de la vidéo sur les réseaux sociaux, les utilisateur·ices pourront poster et voir les stories de leurs collègues dans l’application Teams.

Viva Engage se dote également d’une fonctionnalité de questions-réponses alimentée par la communauté. Mobilisant l’IA, Answers permet aux utilisateur·ices d’accéder plus rapidement aux réponses à leurs questions à travers les applications Microsoft 365. Answers connecte entre elles les questions sur un même sujet et peut suggérer à des expert·es d’y répondre. Les membres de l’organisation peuvent aussi s’abonner à une thématique pour être notifié·es de toute nouvelle question ou réponse posée.